Midlertidig overnatning i kommunale lokaler

Midlertidig overnatning - arrangørens ansvar

Overnatning i kommunale lokaler kan være muligt i forbindelse med afholdelse af særlige arrangementer, men skal altid ske efter forudgående aftale med bygningens ejer:

• Foreninger og Institutioner i Egedal booker faciliteter egnet til Kultur og fritidsaktiviteter i Egedal Kommunes Booking- og Tilskudsportal. Når der sendes en bookingforespørgsel, skal det i beskrivelsen af arrangementet oplyses, hvis der sker overnatning i forbindelse med arrangementet.
• Egedal Kommunes institutioner kan derudover få tilladelse til overnatning i egne lokaler direkte fra nærmeste leder, for eksempel en skole eller klubleder.

Bemærk, at overnatning i Egedal Kommunes lokaler altid foregår på arrangørens og de deltagendes eget ansvar. Til et arrangement med overnatning skal der derfor altid være en kontaktperson med ansvar for overnatningen, der sætter sig ind i de ordensregler, driftsjournaler mv., der er påkrævet i forbindelse med en midlertidig overnatning. Se eksempler på ordensregler mv. på Frederiksborg Brand og Rednings hjemmeside.

Vigtig anmeldelse af midlertidig overnatning til Beredskabet

En midlertidig overnatning skal altid anmeldes til Frederiksborg Brand & Redning. Anmeldelsen sker online på Frederiksborg Brand og Rednings hjemmeside.

Anmeldelsen skal for mindre arrangementer ske minimum 14 dage før første overnatningsdøgn. Mindre arrangementer er i forbindelse med midlertidig overnatning defineret som: Under 50 personer på samme lokalitet, max 7 døgn.
Til indberetningen skal bruges en plantegning over den facilitet, der overnattes i, samt en belægningsplan.

Plantegningen udsendes typisk via Booking- og Tilskudsportalen i forbindelse med godkendelse af en arrangementsforespørgsel. Har I ikke modtaget en plantegning, bedes I venligst kontakte Kultur og Fritid på mail: kulturogfritid@egekom.dk eller pr. telefon 7259 7656.

Belægningsplanen udarbejdes ved mindre arrangementer af arrangørens overnatningsansvarlige. Eksempel på en belægningsplan findes på Frederiksborg Brand og Rednings hjemmeside.

Når en midlertidig overnatning indberettes til Beredskabet modtages en kvittering for, at den midlertidig overnatning er registret. Har Beredskabet behov for yderligere information eller dokumentation i forbindelse med en midlertidig overnatning kontaktes den overnatningsansvarlige direkte.

Bemærk at Beredskabet foretager stikprøvekontrol og går brandtilsyn på udvalgte lokationer for at sikre, at driftsjournaler mv. er udfyldt i forbindelse med overnatningen.

Særlig opmærksomhed ved store arrangementer

Strækker et arrangement med midlertidig overnatning sig ud over 7 dage eller planlægges der, at have mere end 50 overnattende deltagere i ét lokale (en brandcelle) kræves en myndighedsgodkendt belægningsplan.

Det er byggesagsafdelingen i Egedal Kommune, der kan godkende belægningsplaner til større arrangementer. Kontakt dem via mail: byggesag@egekom.dk

Kontakt altid Byggesalgsafdelingen i god til, inden afholdelse af store arrangementer. Og bemærk, at store arrangementer inkl. den myndighedsgodkendte belægningsplan skal indberettes senest 4 uger før første overnatningsdøgn.