Indkøbs og udbudspolitik

Forord

I Egedal Kommune køber vi hvert år ind for ca. 900 mio. kr. Vi køber varer, ydelser, og så har vi større og mindre bygge- og anlægsopgaver. Alt sammen for at løse de opgaver, som er nød-vendige for at sikre vores borgere rammerne for den allerbedste hverdag.

Det er vigtigt for mig, at vi har en klar indkøbs- og udbudspolitik, som gør det nemt, enkelt og gennemskueligt for alle relevante virksomheder at byde ind på opgaver i vores kommune. Der-for har Egedal Byråd vedtaget denne politik. I politikken stiller vi krav til pris og kvalitet, når opgaverne løses. Ud over det har vi tre fokusområder, som vi gerne vil fremme, når vi udbyder vores opgaver.

Vi har alle et stort ansvar for at sikre, at opgaverne løses bæredygtigt. Vi vil sikre, at vores forbrug belaster miljøet mindst muligt, og samtidig er med til at fremme den grønne omstil-ling. Det er vores første fokusområde.

Vi har også et socialt ansvar, som vi vil løfte i samarbejde med vores mange leverandører. Det betyder, at vi selvfølgelig stiller krav til løn- og ansættelsesvilkår. Det er imidlertid også vig-tigt, at de virksomheder vi handler med, har lærepladser til unge mennesker, eller måske har oprettet jobs til socialt udsatte grupper. På den måde er vores indkøb med til at løfte et socialt ansvar, som er vores andet fokusområde.

Endelig er det vigtigt for os, at vi har et godt og velfungerende lokalt erhvervsliv. Fordi vores udbud er store, er vi underlagt en række formelle krav – f.eks. udbudsregler – som vi selvføl-gelig skal overholde. Men inden for disse formelle rammer vil vi altid i videst muligt omfang til-godese vores lokale virksomheder, når vi køber ind. Vores lokale erhvervsliv er derfor vores tredje fokusområde.

Denne indkøbs- og udbudspolitik afspejler både de politiske prioriteringer og de gode erfarin-ger, som vi har høstet gennem årene. Politikken understøttes af vores aktuelle udbudsplan og en række principielle og praktiske rammer for vores indkøb og udbud, som du kan se på vores hjemmeside.

Har du en virksomhed, og har brug for råd og vejledning, så kontakt kommunens erhverv-steam. De kan hjælpe med et overblik over, hvordan du kan komme i betragtning til at blive leverandør til os.

Med denne politik i hånden har vi nu rammerne på plads for at blive endnu mere bæredygtige – både miljømæssigt, social og lokalt.

Karsten Søndergaard
Borgmester

1. Overordnede målsætninger

Når vi udbyder opgaver og indkøb i Egedal Kommune, sker det med det overordnede formål at finde de løsninger, der gør det muligt at tilbyde verdens bedste hverdag for borgerne i kom-munen.

Et udbud skal overholde en lang række formelle krav og regler. Disse krav og regler sikrer vi bliver overholdt, fordi udbud er en integreret del af vores daglige drift.

Når vi gennemfører et udbud, har vi imidlertid også fastsat tre særlige fokusområder, som ud-buddet skal understøtte. De tre områder er:

Indkøbs- og udbudspolitikken er den overordnede ramme, når vi køber ind på kommunens vegne. Politikken skal bl.a. sikre, at vores indkøb sker på en professionel måde, så vores bor-gere får mest mulig kvalitet for pengene, og så vores lokale virksomheder kan se muligheder-ne for samarbejde med kommunen.

Politikken gælder for alle institutioner og administrative enheder i kommunen og for alle de selskaber, hvor kommunen har bestemmende indflydelse. Politikken omfatter alle anskaffelser af varer, tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver.

1.1 Bæredygtige indkøb

Vi har alle et ansvar for at sikre, at vi afleverer vores natur og miljø i god stand til vores børn. Derfor vil vi være en aktiv medspiller i at fremme den grønne omstilling og tænke bæredygtig-hed ind i vores indkøb. Ved alle udbud tager vi derfor stilling til, hvordan indkøbet kan gøres bæredygtigt.

Bæredygtighed er en meget bred betegnelse. Vi har derfor valgt at arbejde med en række konkrete områder. Inden for hvert af områderne har vi fastsat konkrete mål.

I alle vores udbud inddrager vi totalomkostningsberegninger (TCO), hvor vi ser på den samle-de økonomiske belastning ved et indkøb. Et eksempel er IT hardware, hvor vi både indregner strømforbrug og omkostninger til bortskaffelse af produktet, når vi vurderer, hvilket produkt, der er mest hensigtsmæssigt.

Når vi forbereder vores udbud, undersøger vi typisk markedet først. Her ser vi blandt andet på, hvad markedet er ”vant til”, f.eks. i form af branchestandarder for TCO, ligesom vi ser på, om krav til bæredygtighed overhovedet kan realiseres på det pågældende marked.

Uanset disse områder er mange af kommunens indkøb automatisk omfattet af nationale love og regler på miljøområdet. Eksempelvis er reglerne for brug af tilsætningsstoffer i fødevarer gældende, uanset hvad vi i øvrigt måtte stille af krav. Vi skal derfor altid sikre os, at leveran-dørerne er opmærksomme på gældende love og regler.

1.2 Socialt ansvar

Egedal har som offentlig myndighed et særligt ansvar, både over for vores borgere og overfor de mange ansatte, der gennem kontrakter, samarbejdsaftaler o. lign. udfører opgaver for kommunen finansieret af offentlige midler. Det ansvar har vi udtrykt i en række indsatser, som skal tænkes ind i vores udbud, når det er relevant.

Vores leverandører er samtidig ansvarlige for, at deres eventuelle underleverandører, herunder udenlandske virksomheder, opfylder vores krav til socialt ansvar.

1.3 Inddragelse af det lokale erhvervsliv

Vi har en naturlig interesse i et stærkt lokalt erhvervsliv. Derfor vil vi også arbejde for, at loka-le virksomheder får mulighed for at deltage i vores udbud, selvfølgelig inden for de gældende love og regler.
Vi ønsker generelt at øge graden af konkurrenceudsættelse, så der er mulighed for at få bedre og billigere – og meget gerne lokale – løsninger. Vi vil også øge synligheden af vores udbud, så vi sikrer, at flest mulige relevante og lokale leverandører byder på opgaverne.

Det kan bl.a. ske gennem en opdeling af de udbudte opgaver, som sikrer mindre virksomheder mulighed for at byde. Mange af vores udbud giver også mulighed for tilbud fra konsortier, dvs. at mindre virksomheder kan afgive tilbud i fællesskab.

Alle udbud annonceres på hjemmesiden. I de tilfælde, hvor udbuddet har særlig lokal interes-se, annonceres der også i de lokale medier.

2. Formalia

2.1 Helhedstænkning

Kommunen skal sikre, at indkøbene understøtter planlægning baseret på helhedsbetragtnin-ger, hvor der både tages højde for økonomiske, miljømæssige og sociale forhold.

En del af vores helhedstænkning indebærer, at der ved indkøb og udbud tages aktivt stilling til det aktuelle serviceniveau på det pågældende område. Byrådet besluttede i 2012, at udbuds-processen er en obligatorisk anledning til aktivt at revurdere serviceniveauet.

Serviceniveauerne er i få tilfælde givet ved lov og i flere tilfælde besluttet særskilt af Egedal Byråd. I nogle tilfælde kan niveauerne også være udtryk for en faglig standard. Uanset servi-ceniveauernes udspring medfører de altid en økonomisk konsekvens, som kunne have været anderledes, hvis kommunen valgte et andet serviceniveau.

Revurderingen skal ses som en løbende dialog mellem byrådet og de faglige områder, hvor vi sikrer, at de udbudte serviceniveauer afspejler byrådets ønsker og prioriteringer.

2.2 Risikovurderinger

Uanset hvad der købes ind, skal kommunen sikre sig kommercielt og juridisk. Derfor skal føl-gende overvejelser altid indgå i vurderingen forud for alle indkøb:

• overholdelse af love og regler
• økonomisk ansvarlighed
• optimering af kvalitet
• minimering af risici

Overholdelse af love og regler

Når kommunen køber ind og indgår aftaler, er det omfattet af en række love og processuelle regler, afhængig af hvad der købes. Reglerne skal sikre, at vi handler økonomisk ansvarligt, overholder ligebehandlingsprincipperne og i øvrigt agerer på en gennemsigtig måde.

Reglerne findes bl.a. i udbudsloven, tilbudsloven, forvaltningsloven og i kommunalfuldmagts-reglerne. Der findes også EU-retlige regler i bl.a. udbudsdirektivet og forsyningsvirksomhedsdi-rektivet, som gælder for vores kapitalselskaber, f.eks. NOVAFOS A/S.

Økonomisk ansvarlighed

Kommunen skal sikre, at der indkøbes på en økonomisk saglig og forsvarlig måde, således at vi opnår det fastlagte serviceniveau på den økonomisk mest fordelagtige måde.

Vi har en naturlig interesse i at opnå de bedst mulige priser. Hensynet til prisen skal derfor al-tid indgå i vurderingen af indkomne tilbud og skal som hovedregel altid vægtes højt. Derud-over skal vi understøtte, at leverandørerne driver deres virksomhed på en måde, som lever op til god skik for den pågældende branche og for etisk korrekt virksomhedsdrift i øvrigt.

Optimering af kvalitet

Kommunen skal så vidt muligt sikre, at kvaliteten optimeres i forbindelse med indkøb, dvs. vurdere, hvilken kvalitet der samlet set opfylder vores behov og vedtagne serviceniveauer bedst muligt.

Minimering af risici

Når først kontrakten er indgået, kan kommunen ikke frit pålægge leverandøren at udføre op-gaverne på en bestemt måde. Det betyder, at vi i det løbende samarbejde med leverandørerne er afhængig af det konkrete kontraktgrundlag og et godt samarbejde.

Ved alle indkøb skal risici vurderes og afspejles i det konkrete kontraktgrundlag. Der skal des-uden følges op løbende og kontinuerligt på indgåede aftaler. Det gælder bl.a. på leverandører-nes efterlevelse af det social ansvar, som beskrevet ovenfor.

3. Kommunens organisering og samarbejder

3.1 Tværgående forum for udbud

Kommunens arbejde med udbudsområdet er forankret i Chefgruppen, der består af direktører og centerchefer. Der er oprettet et Udbudsforum, som består af ledelsesrepræsentanter fra al-le vores fagcentre. I forummet udarbejdes udkast til strategiske beslutninger på området, her-under det kommende års udbudsplan.

Målet er at sikre en fokuseret indsats, hvor vi fortrinsvis konkurrenceudsætter opgaver, der gi-ver økonomisk og/eller kvalitativ merværdi for de enkelte centre.

3.2 Centralt udbudsteam

Kommunen har et central udbudsteam, som kan rådgive og vejlede om alle former for udbud og indkøb, herunder kontrakter og styring af disse. Teamet understøtter fagcentrene i at fore-tage de bedste indkøb og sikre den bedste drift efterfølgende.

Den løbende drift, de konkrete indkøb og daglige bestillinger foretages af medarbejderne i de enkelte afdelinger og institutioner. På enkelte områder kan indkøb og bestilling udelukkende ske centralt, f.eks. ved indkøb af IT.

Udbudsteamet registrerer desuden alle kontrakter, som bliver indgået, og driver vores e-han-delsplatform.

3.3 Indkøbssamarbejder og partnerskaber

Kommunen tiltræder som udgangspunkt alle forpligtende aftaler udbudt gennem Statens og Kommunernes Indkøbsservice (SKI), med mindre saglige grunde taler imod.

SKI-aftalerne udgør hovedsageligt standardiserede varekøb og simplere tjenesteydelser, hvor kvalitetskravene ikke er specifikke for den enkelte kommune, og hvor indkøbsvolumen er afgø-rende for at opnå de bedste priser og aftaleforhold i øvrigt.

Vi er også en del af det fælleskommunale Indkøbsfællesskab Nordsjælland (IN) sammen med Allerød, Ballerup, Bornholm, Fredensborg, Frederikssund, Furesø, Halsnæs, Helsingør, Herlev, Hillerød og Hørsholm kommuner. Her udbyder kommunerne en del af deres indkøb sammen. Vi tiltræder som udgangspunkt alle aftaler udbudt gennem IN, med mindre saglige grunde taler imod.

Derudover indgår vi i Partnerskab for Grønne Offentlige Indkøb (POGI). Partnerskabet er for-ankret i Miljøministeriet og har til formål at øge fokus på miljørigtige indkøb. Hvert år fastsæt-ter partnerskabet en række mål, f.eks. om reduktion af brændstof og energisparemål i nybyg-geri, som medlemmerne skal opfylde de kommende år.

Vi er også medlem af Gate 21, der er et partnerskab mellem en række kommuner, virksomhe-der og forskningsinstitutioner. Gate 21 er tænkt som innovative samarbejder, hvor vi i fælles-skab udvikler ambitiøse løsninger på kommunernes klima- og energimæssige udfordringer.

4. Udbuds- og indkøbsprocessen

I princippet kan alt udbydes, bortset fra myndighedsopgaver, som populært sagt er opgaver, hvor kommunen træffer afgørelser med retsvirkning for borgere og/eller virksomheder. Visse udbud skal godkendes politisk, før de iværksættes.

Vores prokuraregler, dvs. reglerne for at foretage indkøb på kommunens vegne i den daglige drift, indgår ikke som en del af denne politik. For disse regler henvises til ’Principper for Øko-nomistyring for Egedal Kommune’, som kan findes på vores hjemmeside.

4.1 Udbudsplanen

Kommunens administrative ledelse godkender årligt en udbudsplan, der indeholder en oversigt over de konkrete udbud, som vi forventer at udbyde det pågældende år. Udbudsplanen er ud-arbejdet i Udbudsforum, hvor repræsentanter fra vores fagcentre og udbudsteamet drøfter, hvilke udbud der skal prioriteres.

Udbudsplanen omfatter primært varekøb og køb af tjenesteydelser. Ved bygge- og anlægsop-gaver er udbuddet typisk forudsat i forbindelse med vedtagelse og frigivelse af en budget- eller anlægsbevilling.

Udbudsplanen er vejledende og beskriver kort genstanden for udbuddet, og hvilket center der er ansvarlig for udbuddet. Udbudsplanen offentliggøres på vores hjemmeside.

4.2 Hvordan køber vi ind?

Som hovedregel skal alle indkøb udbydes, medmindre kommunen selv ønsker at udføre opga-ven. Som udgangspunkt har vi altid en dialog med markedet før et indkøb foretages, eller før et udbud offentliggøres. Dialogen skal sikre os indsigt i den nyeste udvikling samt viden om de konkurrenceforhold, der gælder på det konkrete marked.

Valget af udbudsprocedure afhænger af, hvad der skal købes, samt den forventede kontrakt-værdi. I nedenstående afsnit opridses de primære typer af indkøb samt tærskelværdier, der bestemmer valget af udbudsprocedure.

Alle indkøbsaftaler indgået efter et EU-udbud er som udgangspunkt obligatoriske, dvs. at alle enheder omfattet af aftalen skal foretage deres indkøb hos den eller de valgte leverandør(er).

Procedurer og regler

Når vi køber ind, er vi underlagt en række regler fastsat af EU, der er samlet i Udbudsloven, og en række nationale regler, der er samlet i Tilbudsloven. Reglerne betyder bl.a., at vi skal følge forskellige procedurer, alt efter værdien af det vi ønsker at købe.

Beløbsgrænserne kan variere over årene. De præcise tal kan findes på Konkurrence- og For-brugerstyrelsens hjemmeside. Her kan du også finde det såkaldte ”CPV glossarium”, der inde-holder en liste over ca. 10.000 forskellige opgaver fordelt på de tre hovedområder – Varekøb, Tjenesteydelser og Bygge/Anlæg.

5. Udlicitering

Hvis et udbud medfører udlicitering, dvs. privatisering af kommunale opgaver, skal der tages nogle særlige forholdsregler. Det gælder især, hvis de udbudte opgaver udføres helt eller del-vist af kommunalt personale, f.eks. administrative opgaver, driftsopgaver eller lignende.

Kontrolberegning inden optagelsen på udbudsplanen

Inden et udbud, der berører kommunale medarbejderes arbejdsområde, kan optages på ud-budsplanen, skal det berørte fagcenter foretage en kontrolberegning. Kontrolberegningen skal være en aktiv revurdering af den eksisterende opgaveløsning.

Kontrolberegningen skal vise, om kommunen gennem effektiviseringer og tilpasninger med fordel kan beholde opgaven in-house, dvs. at udførslen af opgaven bliver hos kommunen og ikke sendes i udbud. Kontrolberegningen kan naturligvis også vise, at den nuværende kommu-nale opgaveløsning er optimal og ikke kan effektiviseres.

Kontrolberegningen skal have ledelsesmæssig forankring i det center, der har budgetansvaret for den pågældende opgave.

Høring af relevante MED-udvalg

Inden et udbud, der berører kommunale medarbejderes arbejdsområde, kan optages på ud-budsplanen, skal det relevante MED-udvalg høres. Det er op til det enkelte fagcenter at inddra-ge de relevante MED-udvalg.

Beskyttelse af overdragne medarbejdere

Lov om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse (VOL) er gældende for et ud-bud, hvor kommunale medarbejderes arbejdsområde overdrages til en ny arbejdsgiver. VOL indeholder en beskyttelse af overdragne medarbejdere, således at disse sikres uændrede løn- og ansættelsesvilkår efter overdragelsen. Beskyttelsen gælder i løbende overenskomstperiode.

I udbudsmaterialet skal der altid fastlægges en procedure for overdragelsen af medarbejderne. Vi skal også vurdere, om der skal ske overdragelse af eventuelle stillinger på særlige vilkår, som måtte være omfattet af udbuddet, jf. principperne i VOL. Det er bl.a. et krav, at den virk-somhed, der overtager opgaven, skal forberede en række informationsmøder med medarbej-derne i umiddelbar forlængelse af den formelle overtagelse - regnet fra indgåelse af kontrak-ten.

Derudover skal den nye leverandør informere den enkelte medarbejder om den forventede fremtidige tilrettelæggelse af vedkommendes arbejdsopgaver.

Kontrolbud

Egedal Kommune har besluttet, at medarbejdere hvis opgaver bringes i udbud, skal have mu-lighed for at afgive et såkaldt ”kontrolbud”. Formelt svarer et kontrolbud til, at kommunen af-giver sit eget tilbud på lige fod med de private tilbudsgivere. I praksis inviterer vi medarbej-derne og deres faglige organisation til en dialog om tilrettelæggelsen af kontrolbuddet.

Under hensyn til de almindelige habilitetsregler må personer, der deltager i udarbejdelsen af et kontrolbud, ikke samtidig medvirke ved udarbejdelsen af udbudsmaterialet eller på anden må-de have bestemmende indflydelse på udbudsprocessen.

Kontrolbuddet indgår i tilbudsevalueringen på lige fod med andre indkomne tilbud. Hvis det vurderes, at kommunen har afgivet det bedste tilbud, vil opgaven blive i kommunalt regi under de forudsætninger, der ligger i kontrolbuddet.