Booking af mobil kulturscene

• Folkeoplysende foreninger

• Kommunale institutioner

Det er en forudsætning for lejen, at den mobile kulturscene anvendes indenfor kommunegrænsen.

3.200kr ekskl. moms for folkeoplysende foreninger og kommunale institutioner pr. arrangement

Prisen inkluderer levering, op- og nedtagning og afhentning.

Ved leje af kulturscenen i en længere, sammenhængende periode aftales lejevilkårene mellem parterne.

Foreninger, der lejer scenen af kommunen, skal stille med mindst to mand til hjælp og oplæring – så fremtidige op/nedtagninger bliver med fælles hjælp. Hvis der ikke kan stilles med mandskab fra foreningen, skal dette oplyses til leverandøren ved bestillingen eller senest to måneder før leveringen. Hvis det ikke er oplyst indenfor tidsfristen, forbeholder leverandøren sig ret til at køre retur med scenen og fakturere det fulde beløb.

I de tilfælde, hvor en forening ved bestilling har oplyst at de ikke kan stille med to mænd, aftaler leverandøren den ekstra omkostning ved opsætning og nedtagning med foreningen. Foreningen opkræves separat for denne ydelse af leverandøren.

Som udgangspunkt sættes scenen op 2-4 timer inden arrangementet, og tages ned hurtigst mulig efter, og senest efterfølgende dag.

Ansøgning om booking skal ske minimum 3 måneder inden scenen skal bruges. Eventuelle senere bookninger tages op fra booking til booking.

Ansøg om den mobile kulturscene på https://booking-egedal.kmd.dk/

I ansøgningen vil der blive lagt vægt på, om brugen af den mobile kulturscene lever op til retningslinjerne, og om kulturscenen er ledig på det ønskede tidspunkt.

Hvis ansøgningen kan tilgodeses, får lejeren en bookingbekræftelse og kontakt til det mandskab, der skal transportere og opsætte scenen.

Detaljer med tider, placering mm. aftales mellem den enkle forening og leverandøren. Lejeren skal være til stede for at anvise den præcise placering, når kulturscenen ankommer. Det er nødvendigt med god plads på kørselsveje op til den ønskede placering og stabilt underlag. Eventuelle ekstraudgifter i forbindelse med placering påhviler lejeren.

Hvis det planlagte areal/grønne område er i bookingsystemet, så skal du huske at booke det særskilt ved samme lejlighed.

Følgende arealer bookes via bookingsystemet:

• Det grønne areal ved Smørum Kulturhus

• Cirkuspladsen Ørnebjergvej i Ølstykke

• Den gamle idrætsplads i Slagslunde

• Det grønne areal i Veksø

• Hundetræningspladsen i Smørum

• Pladsen ved Ganløse Mølle

• Ølstykke Bypark/Søhøj Park i Ølstykke

Mobilscenen er 48 m² og overdækket med tag.
Bredde: 8 m, højde: 6 m, længde: 5 m.
Vægt: 2700 kg.

Den mobile kulturscene er helårscertificeret af Teknologisk Institut og godkendt af EU.

Vær opmærksom på, at der ikke følger monitor, mikrofon, kabler, lyd, lys eller teknikere med i lejen.

Det er et krav, at foreningen har tegnet og opretholder en gyldig ansvarsforsikring, som dækker både personskade og tingskade med en forsikringssum på 5 mio. kr. pr. skadesbegivenhed. Når din booking af mobilscene er godkendt, skal der senest 14 dage efter fremsendes dokumentation på foreningens gyldige forsikring og police nr. til kulturogfritid@egekom.dk skriv i mailen hvilken booking det omhandler. Overholdes dette ikke annulleres bookingen.

Personer der hjælper med opsætning, skal have en gyldig privat ansvarsforsikring. Som arrangør af et event, skal i selv undersøge om jeres forsikring dækker arrangøransvar.

Lejer er erstatningsansvarlig i henhold til dansk rets almindelige erstatningsregler for enhver skade, som lejer eller dennes gæster måtte forvolde under kontraktperioden.

Egedal Kommune har tegnet brand- og kaskoforsikring for mobilscenen med en selvrisiko på 20.000,00 kr. pr. skade. Hvis lejer er erstatningsansvarlig i henhold til almindelige erstatningsregler, påhviler hæftelsen for selvrisikoen på 20.000,00 kr. pr. skade lejer.

Vil du sætte scenen op på offentlige grønne arealer og veje skal du søge tilladelse.

Læs mere her hvordan du gør: https://egedalkommune.dk/mit-liv/trafik-og-veje/ansoegninger-og-tilladelser/brug-af-vejene?term=offentlig%20areal%20eller%20vej

Det kræver altså ikke tilladelse at sætte scenen op, men tilladelse til at benytte enten grønt areal eller vej.

Der kræves ingen byggetilladelse at få scenen opstillet, da den mobile kulturscene er godkendt af Danmarks Teknologiske Institut.

Opsætning: Leverandøren har det fulde ansvar for mobilscenen samt for eventuelle medhjælpere under opsætningen. Hvis der opstår skader eller ulykker som følge af fejl eller uagtsomhed begået af en medhjælper, vurderes ansvarsforholdet konkret ud fra hændelsens karakter og de givne omstændigheder.

Under afholdelse af arrangement: Når mobilscenen er opstillet og tages i brug, overgår ansvaret for anvendelsen og den generelle sikkerhed til den benyttende part (forening eller kommunal institution). Det påhviler foreningen/den kommunale institution at sikre, at scenen anvendes i overensstemmelse med gældende sikkerhedsbestemmelser, og at uvedkommende ikke får adgang til scenens tekniske dele eller konstruktion.

Nedtagning: Leverandøren har det fulde ansvar for mobilscenen samt for eventuelle medhjælpere under nedtagningen. Hvis der opstår skader eller ulykker som følge af fejl eller uagtsomhed begået af en medhjælper, vurderes ansvarsforholdet konkret ud fra hændelsens karakter og de givne omstændigheder.

1. Stabilitet og opstilling
(fokus på korrekt montering, terræn og forankring – vigtigt ift. stormskader og kollaps)
a. Scenen skal opstilles på fast og jævnt underlag, og der må ikke være hældning eller ujævnheder.
b. Alle støtteben og bærende konstruktioner skal være låst og korrekt sikret iht. producentens anvisninger.
c. Der må ikke ske ændringer i konstruktionen (f.eks. udvidelser, åbninger, afmontering af tag) uden godkendelse.

2. Vejrforhold
a. Der kan kræves aflysning eller nedtagning af scenen ved varslet uvejr (især vind over 12–15 m/s).
b. Der skal føres løbende vejrobservation, og forholdsregler skal tages i forhold til DMI-varsler
d. Ved lyn og torden skal scenen evakueres, og strømmen afbrydes.

3. El-installation, teknik og adgang
a. Området omkring scenen skal være afspærret under opsætning og nedtagning.
b. Publikum må kun have adgang til godkendte områder og ikke bag scenen eller i teknikområder.
c. Kabler skal være sikret og afdækket, så ingen kan snuble.
d. El-installationer skal være godkendt af autoriseret installatør og beskyttet mod regn/vand (IP-godkendt).
e. HPFI-afbrydere skal anvendes ved udendørsstrøm (krav fra Sikkerhedsstyrelsen).
f. Der må ikke ske overbelastning af strømudtag. Alle stik, fordeler og kabler skal være CE-godkendte og anvendes efter producentens anvisninger.

4. Brandsikring
a. Der skal være min. én 6 kg pulverslukker pr. 100 m², let tilgængelig og synligt placeret.
b. Brug af åben ild, røg, pyroteknik mv. skal anmeldes og godkendes af både myndigheder og forsikrer.
c. Der må ikke opbevares brandfarlige væsker/trykflasker under scenen uden godkendelse.
d. Varmeudviklende udstyr (f.eks. lamper, strømforsyninger og ladere) må ikke placeres op ad brandbare materialer og skal have tilstrækkelig ventilation
e. Opsæt tydelig skiltning og hav dedikerede rygeområder væk fra scenen.

5. Last og belastning
a. Ved brug og opstilling skal anvisninger i certifikatet TI-25-TK-2213 fra Teknologisk Institut overholdes, herunder anvisninger vedr. opstilling ved forskellige vindhastigheder.
b. Alt teknikudstyr (lys, lyd, skærme) skal være monteret med sikkerhedswire og låsning efter producentens anvisninger.
c. Vægten af udstyr skal til enhver tid kunne dokumenteres og fordeles jævnt på scenen for at undgå overbelastning.

6. Øvrige forhold
a. Ved flerdages arrangementer bør der foretages daglig visuel kontrol af kabler, stik og belastning – især efter regn, meget sol eller mange besøgende.
b. Affald skal løbende fjernes – især nær el og varmeudstyr.

J. Borup Handel ApS
Tlf. 22325880